Nem elegendő az elektronikus számlát pdf-ben továbbítania, a befogadónak pedig kinyomtatnia és lefűznie. Ez ugyanis számos visszaélési lehetőséget rejt magában. Lássuk, mi a helyes, adóhatóság által is elfogadott módszer!
Az e-számla az áfatörvényben meghatározott tartalommal bíró számla vagy egyszerűsített számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki, és fogadtak be. A cégek számára több előnyt tartogat az erre való áttérés, de a költségmegtakarítás inkább a befogadói oldalon jelentkezhet.
A 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 175. § (3) b) bekezdése alapján az elektronikus számlázáshoz a befogadó beleegyezése szükséges, így az vissza is utasítható. A számlabefogadó beleegyezése nem csak formális – írásos – lehet, megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével történő hallgatólagos belegyezés révén is. EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodása előlegezi meg az e-számlázásra való áttérést.
Az előzőek mellett természetesen figyelni kell az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet előírásaira is. Mivel az áfatörvényben több mint 2 éve nem szerepel, hogy digitális aláírás szükséges az elektronikusan kiállított és átküldött számlákon, sokan gondolhatták azt, hogy elég, ha lementik az érkező fájlt, és kinyomtatva átadják a könyvelőjüknek, esetleg el is mentik azt az e-mailt, amiben a számla érkezett. Tévedtek.
A törvény előírja, hogy az e-számlákat csak eredeti, elektronikus formában lehet megőrizni, mivel adóigazgatási azonosításra kizárólag ebben a formában alkalmasak. Egy kinyomtatott e-számla nem nem több egy papíralapú számla másolatánál.
Nem muszáj, de ajánlott
A törvény értelmében az ilyen számlát befogadótól továbbra is elvárható, hogy egyértelműen bizonyítsa, az így érkező számla a kiállítás óta nem módosult, és az valóban a kiállítójától származik. És bár elvileg ez nem kötelező, a digitális aláírásnál és az időpecsétnél nincs alkalmasabb eszköz arra, hogy egy pdf fájl eredetét akkor is igazolni lehessen, ha azt többször lemásolták, archiválták.
A NAV korábbi állásfoglalása szerint ugyan valóban bármi lehet e-számla (pdf, e-mail, vagy egy fax-üzenet is), ha formailag megfelel a számlakiállítás követelményeinek. Ugyanakkor a számla kiállítójának és befogadójának is a NAV által elvárt archiválási szabályoknak kell megfelelnie, a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelethez igazodva. Márpedig ebben az szerepel, hogy használni kell az e-aláírást. Ha csak egy sima pdf-et kap egy cég, akkor magának kell erről gondoskodnia, különben a NAV megbüntetheti egy vizsgálat alkalmával.
Azok a kiállítók, akik egy csak pdf-et küldenek, minden felelősséget áttolnak a számla befogadójára, aki így kénytelen saját maga elektronikusan aláírni és időpecséttel ellátni a dokumentumot, amit pedig a kiállító sem tud kontrollálni.
Mi a megoldás?
A digitális aláírással nem rendelkező cégeknek a megoldás tehát, ha a kibocsátótól az e-számla megküldésével egy időben papír-alapon is megkérik a számla megküldését és fordítva, ha elektronikusan állítunk ki számlát, akkor küldjük el a befogadó részére a papír-alapú dokumentumot is.
A másik megoldás az lehet, hogy olyan e-számla szolgáltatót választanak a kisebb cégek, amely elektronikus aláírást is alkalmaz. Így elkerülhető egy kisvállalkozás számára, hogy évi többezres pluszköltséget vállalva, önállóan intézze a digitális archívuma aláírását, ehelyett a szolgáltatási díjért elvárhatja ezt.
KÖNYVELÉSI GONDOK
Az elektronikus számlák könyvelése is gyakran kérdéseket vet fel a gazdasági szervezeteknél. Ebben az esetben az az alapvető követelmény, hogy a bizonylat és a hozzá tartozó könyvelési információk minden esetben egyértelműen, elválaszthatatlanul és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva kapcsolódjanak egymáshoz. Erre alapvetően két módszer terjedt el: elektronikus könyvelési rendszert alkalmazva, a bizonylat rendszerben vezetett sorszámát társítják a bizonylathoz (ekkor a könyvelési rendszernek kell biztosítania az egyértelmű és utólag nem módosítható kapcsolódást), vagy a könyvelési információkat tartalmazó fájlt a bizonylathoz csatolják (ebben az esetben pedig elektronikus hitelesítéssel biztosítható az elválaszthatatlan kapcsolat).
Forrás: Piacesprofit
